Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Содержание
  1. Услуги такси бухгалерский учет
  2. Расходы на проезд в такси работника
  3. Расходы на такси как представительские расходы
  4. Расходы на такси в бухгалтерском учете
  5. Как отразить расходы на такси в налоговом учете
  6. Что не так с расходами на такси?
  7. Три обязательных условия для признания расходов на такси в налоговом учете
  8. Условие 1. Обоснуйте расходы на такси
  9. Условие 2. Соберите подтверждающие документы
  10. Условие 3. Подтвердите, что расходы на такси связаны с деятельностью, направленной на получение дохода
  11. Минфин и ФНС о расходах на такси
  12. Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы) – все о налогах
  13. Оплата такси в командировке по платной автомобильной дороге как отразить налоговом учете
  14. Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)
  15. Расходы на проезд по платной дороге
  16. Учет расходов на проезд по платной дороге
  17. Обоснование использование такси в служебных целях — Законники
  18. Расходы на легковой автомобиль — Эльба
  19. Расходы на покупку личного автомобиля
  20. Расходы на использование автомобиля
  21. Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси
  22. Зеленоглазое такси: как — учесть расходы на — поездки работников
  23. Сотрудник воспользовался такси в командировке – можно ли брать в расходы эти затраты
  24. Можно ли брать такси в командировке
  25. В каких случаях можно взять в расходы проезд на такси в командировке
  26. Какие необходимы подтверждающие документы
  27. Ндфл с расходов на проезд
  28. Как отразить в учете расходы на такси

Услуги такси бухгалерский учет

Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Отражение услуг такси в бухгалтерском учете нередко вызывает затруднения у бухгалтеров, которым приходится учитывать траты этого типа. Такая необходимость возникает в различных ситуациях, и каждый раз есть определенные особенности бухучета.

В процессе хозяйственной деятельности услуги такси могут потребоваться для транспортировки персонала от дома к офису или другому рабочему месту и в обратном направлении, посещения клиентов и контрагентов, а также для перемещений сотрудников, пребывающих в командировке, к рабочему мести и месту временного проживания, к вокзалу, аэропорту, автобусной станции и т.п. Кроме того, оплата проезда является частью представительских расходов.

Расходы на проезд в такси работника

С точки зрения бухгалтерии учет расходов на перевозку персонала таким видом транспорта зависит от того, находится ли он командировке на момент использования таких услуг и для каких целей они требуются.

1 вариант – Перемещение работника во время командировки

Откомандированный работник может пользоваться услугами перевозки, чтобы добраться до рабочего места и жилья, выделенного ему на время командировки, до аэропорта или вокзала.

По Налоговому кодексу расходы на командировки относятся к категории других производственных и реализационных. В состав этих затрат входит в том числе оплата поездки откомандированного к месту выполнения полученного задания и в обратном направлении. При этом закон не содержит указаний по поводу вида используемого транспорта.

Исходя из разъяснений Министерства финансов, можно сделать вывод о том, что плата за поездку на такси во время командировки относится к другим расходам, если потребность в таких тратах экономически обоснована и есть бумаги, которые подтверждают оплату. Это квитанции или чеки, выданные при помощи контрольно-кассовой техники.

Правительство в своем постановлении от 14 февраля 2009 года перечислило реквизиты, которые должны в обязательном порядке присутствовать в подобных документах:

  • Данные перевозчика – название, адрес, ИНН и контактный телефон.
  • Название, регистрационный номер и серия платежного документа.
  • Стоимость услуги.
  • Дата, когда произошла оплата и выдана квитанция.
  • Сведения об уполномоченном лице – ФИО и подпись.

Если хоть один из этих обязательных элементов в документе отсутствует, он не может быть принят в качестве доказательства понесенных затрат на поездку сотрудника.

Что касается обоснования таких трат с экономической точки зрения, с этой целью необходимо истребовать у работника служебную записку с описанием оснований для выбора такого транспорта.

Аргументом может быть значительная удаленность рабочего места или места нахождения жилья на время командировки от станции метро, остановки автобуса или другого общественного транспорта или неудобный рабочий график, обуславливающий сложности с проездом.

Если веских обоснований для использования такси не найдется, лучше добираться до места назначения другим способом или не учитывать расходы в качестве реализационных и производственных.

2 вариант – Проезд от места проживания до офиса (рабочего места) и в обратном направлении

Вопрос, есть ли основания для учета расходов на такие услуги, вызывает оживленные споры в среде бухгалтеров.

Кроме того, присутствие в документации таких сумм привлекает пристальное внимание со стороны представителей контролирующих органов во время проверок состояния бухучета.

Поэтому стоит проявлять особую осторожность и принимать к учету затраты на услуги такси только при наличии веских оснований для этого.

Из разъяснений Минфина можно сделать вывод о возможности включения подобных трат в сумму расходов, на которые уменьшается налог, при таких условиях.

  • Поездки рассматриваемым способом оправданы неудобным расположением рабочего места, его удаленностью от станций метро, автобусных и троллейбусных остановок либо рабочим графиком, затрудняющим пользование такими видами транспорта. Обоснование необходимости поездок на такси следует зафиксировать в приказе, закрепляющем правила использования такого способа транспортировки персонала.
  • В трудовом, коллективном договоре или в обоих этих документах зафиксирована транспортировка при помощи такси как часть системы оплаты труда. При этом должна быть возможность вычислить, какой доход приходится на определенного сотрудника.
  • Транспортные расходы могут приниматься к учету исключительно при наличии подтверждающих документов.

3 вариант – Выезды к клиентам и контрагентам

Потребность в использовании услуг такси нередко связана с характером бизнеса, который ведет компания. Так, для расширения базы клиентов, повышения качества их обслуживания и роста уровня продаж работники могут направляться к партнерам и заказчикам без оформления командировки.

При таких обстоятельствах оплата использования такого вида транспорта может приниматься во внимание как расходы, если она совершается для решения рабочих задач.

Следует задокументировать поездку на такси и обосновать ее служебную необходимость письменно. Для этого издается приказ со списком работников, которые имеют право при выполнении служебных обязанностей пользоваться таким видом транспорта.

Когда это требуется, работники должны письменно обосновывать такую потребность в служебных записках.

Если постоянные поездки обусловлены характером должностных обязанностей, это фиксируется в трудовом договоре с соответствующим работником или во внутреннем акте компании.

Если персоналу постоянно нужно ездить на такси, целесообразно для упрощения учета оплаты заключить соглашение с фирмой, предоставляющей услуги по перевозке пассажиров. В таком случае расчеты будут осуществляться в соответствии с договором или по выставленным счетам, а подтвердить понесенные затраты можно будет при помощи выписки из банка и бумаг, предоставленных компанией-перевозчиком.

Расходы на такси как представительские расходы

Проведение переговоров, различных деловых встреч и приемов требуется практически любой компании. Участников таких мероприятий необходимо доставлять к месту их проведения и отвозить обратно. Такие траты прямо прописаны в Налоговом кодексе как представительские. Чтобы принять их к учету, следует оформить ряд бумаг.

  • Приказ по компании о проведении приема, симпозиума, конференции и т.п., а также о необходимых расходах.
  • Смета с суммами предстоящих расходов на выполнение представительских функций.
  • Отчет о фактических затратах.

При учете представительских расходов следует принимать во внимание, что их сумма, учтенная на протяжении определенного отчетного периода в составе других затрат, не может превышать 4 процентов общих затрат на оплату труда.

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Определять правила оплаты перевозки персонала уполномочен руководитель компании. Путем издания приказа либо оформления локального акта он принимает решение об оплате использования такси. В бухучете соответствующие суммы трат, если они подтверждены документально, учитываются в качестве затрат по обычным видам хозяйствования.

Если такие транспортные расходы производятся за наличные, основанием для их отражения в учете является авансовый отчет соответствующего сотрудника с приложенными к нему бумагами, подтверждающими оплату.

При этом в бухучете осуществляются такие проводки.

  • Отражение представительских расходов на оплату перевозки персонала, соответствующих затрат во время командировки или в связи с выполнением заданий по работе.
  • Возмещение затрат работника. Для их учета подается служебная записка с описанием пути следования и обоснованием транспортных затрат, а также бумаги, в которых зафиксирован факт оплаты.

При заключении соглашения с компанией-перевозчиком расходы отображаются посредством такой проводки.

  • Затраты на рабочие поездки персонала.

Решение вопросов бухучета, особенно таких неоднозначных, как отражение оплаты поездок на такси, требует от бухгалтера обширных профессиональных знаний и навыков, внимания ко всем нюансам и ответственного отношения к документированию транспортных расходов. Всеми этими качествами обладают сотрудники нашей компании.

Доверяя нам свою бухгалтерию, вы получаете гарантию на оперативное и грамотное оформление всех необходимых проводок, качественную подготовку документов и отсутствие проблем с контролирующими органами. При этом расценки у нас ниже средних в отрасли.

Источник: https://www.nalogros.ru/articles/buhgalterskyi_uchet/uslugi_taxi_buhgalterskiy_uchet.html

Как отразить расходы на такси в налоговом учете

Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Оплата такси для служебных целей — привычный расход в отдельных компаниях. Без этого сложно обойтись командировочным сотрудникам, а иногда невозможно организовать производственные процессы.

Востребованы услуги такси и в коронавирусный период. Но налоговики стремятся снять подобные расходы под предлогом их экономической неоправданности или недостаточной документальной подтвержденности.

Как отразить эти расходы в учете и отстоять перед контролерами, узнайте из нашего материала.

Что не так с расходами на такси?

К расходам на такси налоговые инспекторы относятся настороженно. Дело в том, что в п. 26 ст. 270 НК РФ озвучено общее правило — в «прибыльных» расходах издержки работодателя на проезд работников к месту работы и обратно не учитываются.

Сложность признания таких издержек состоит и в том, что напрямую они не поименованы в списке разрешенных расходов, которые прописаны для ОСНО в гл. 25 НК РФ, а для доходно-расходной упрощенки в гл. 26 НК РФ.

Про большинство остальных спецрежимников (применяющих УСН с базой «доходы», ЕНВД, ПСН) речь вообще не ведется — они могут перевозить сотрудников на такси исключительно за свой счет.

Налоговики считают расходы на такси излишеством. Хотя тот же п. 26 ст. 270 НК РФ имеет существенную оговорку — расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно не запрещено учитывать в налоговом учете (НУ), если необходимость такой перевозки:

  • продиктована технологическими особенностями производства;
  • оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре.

В 2020 году расходы на такси стали возникать чаще — работодатели столкнулись с необходимостью персональных перевозок сотрудников на такси к месту работы и обратно в связи с пандемией коронавируса. Можно ли эти расходы признать в НУ? Законодательство прямого ответа не дает. Но не торопитесь исключать их из списка налоговых расходов, пока не прочтете наш материал.

Три обязательных условия для признания расходов на такси в налоговом учете

Эти условия прописаны в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Условие 1. Обоснуйте расходы на такси

Запастись грамотным экономическим обоснованием расходов на такси желательно еще до прихода контролеров, а именно:

  • оформить приказ/распоряжение или иной локальный акт, где привести список сотрудников, которым разрешены поездки на такси, а также перечислить причины, по которым допустимо использовать такси в служебных целях;
  • ввести в компании обязательный порядок заполнения специального журнала поездок сотрудников на такси, в котором фиксируется цель поездки и маршрут передвижения.

Обосновать расходы помогут и такие документы, как описание специфики производства, при котором перемещение сотрудников возможно только на такси, оценка степени географического, климатического, санитарно-гигиенического или иного влияния на необходимость применения именно этого вида транспорта для доставки сотрудников.

Условие 2. Соберите подтверждающие документы

Их набор зависит от разных факторов:

  • способа заказа такси, формы оплаты за услуги (безналичной со счета работника или работодателя, наличными средствами, по договору работодателя с транспортной компанией);
  • вида платежного документа (бумажные или электронные кассовые чеки, квитанции об оплате);
  • и др.

Вместе с документом об оплате услуг такси сотруднику необходимо представить работодателю служебную записку с описанием служебного характера поездки, маршрута следования с пунктами отправления и назначения, а также суммой и временем поездки, которые совпадают с данными электронного кассового чека — это косвенно подтвердит экономическую обоснованность расхода.

Если расходы на такси произошли в командировке, в качестве подтверждающих бумаг выступают авансовый отчет сотрудника с приложением платежных и иных документов.

Условие 3. Подтвердите, что расходы на такси связаны с деятельностью, направленной на получение дохода

Здесь снова понадобятся документы. Это могут быть приказы о направлении сотрудников в служебную командировку, графики работы сотрудников (если причина их доставки в компанию связана с режимом ее работы или спецификой технологических процессов), иные доказательства.

Упрощенцы с базой «доходы минус расходы» при признании расходов на такси также обязаны соблюдать указанные условия (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Минфин и ФНС о расходах на такси

Чиновники финансового ведомства регулярно высказываются о порядке учета расходов на оплату услуг такси для проезда сотрудников в служебных целях.

Их рекомендации по учету расходов на такси:

Источник: https://blogkadrovika.ru/rasxody-na-taksi-v-nu-i-bu/

Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы) – все о налогах

Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Вопрос

 Ответ

Попытка учесть в расходах проезд работников на такси от офиса до дома может вызвать споры с налоговыми органами.

Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях:

  • (или) эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
  • (или) они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда.

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.

Если Вы не сможете обосновать данный расход, то учитывать его при исчислении налога на прибыль рискованно.

Поездки на такси к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя можно учесть в составе прочих производственных расходов. В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать.

Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг такси.

Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать ему:

(или) кассовый чек, напечатанный таксометром;

(или) квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

(!) Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него.

(!) Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке — к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают.

Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам.

По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки).

Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства

Если организация заключила договор со службой такси и поездки сотрудников оплачиваются по безналичному расчету с банковского счета организации, то, по моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber), и выписки с банковского счета.

Если же договора организации со службой такси нет, а работник зарегистрировался в службе такси на свое имя и расплатился за проезд собственной банковской картой, ему необходимо приложить к авансовому отчету выданный водителем кассовый чек либо бланк строгой отчетности.

Распечаток из электронной системы такси и выписки с банковской карточки работника для признания организацией таких расходов может быть недостаточно, так как там могут отсутствовать все необходимые реквизиты.

Например, наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси.

Что касается НДФЛ. Если Вы сможете обосновать расходы на такси, например:

  • Представительское мероприятие или иные деловые поездки в рабочее время,
  • Проезд из дома до места работы и обратно, если использование такси необходимо в связи с технологическими особенностями производства или в связи с невозможностью иначе добраться до работы,

то в этом случае объекта НДФЛ не возникает.

Если же организация возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами. Ведь такое возмещение рассматривается как обычный доход работника, для которого законодательство не предусматривает каких-либо особых исключений.

Источник:

Оплата такси в командировке по платной автомобильной дороге как отразить налоговом учете

Следует запомнить, что от перевозчика надо получить один из следующих двух подтверждающих документов:

  • квитанция на бланке строгой отчетности
  • контрольно-кассовый чек
  • квиток в форме БСО

Чтобы подтвердить перед организацией свои денежные траты на такси в командировке, работник предоставляет к авансовому отчету оригинал квитанции на бланке строго отчетности.

Заменой ей может служить оригинал, не фото, контрольно-кассового чека, который в конце поездки Вам выдаст водитель. Это является доказательством, которое компания примет без вопросов.

Следует сразу сообщить диспетчеру при вызове машины о том, что Вам необходимы эти документы.

Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)

При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.

Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает.

Расходы на проезд по платной дороге

Ниже будет подробно рассказано, как произвести оплату такси в командировке правильно в 2018 году, чтобы потом вернуть потраченные средства обратно в свою бюджет. Согласно положениям Трудового Кодекса РФ, нанятые машины в период служебных отъездов специалистов должна оплачивать их организация (актуальная информация на 2018 год), иной вариант законом не предусмотрен.

Все расходы, которые приходятся на долю сотрудника во время командировки, должны быть компенсированы руководством компании. Поездка же была инициирована по служебной необходимостью.

Тем не менее, следует проверить, чтобы расходы данного типа были оговорены (с письменным закреплением) с бухгалтерией или отражены во внутреннем акте компании. Только тогда работник в нашей стране имеет право требовать возмещение издержек.

  • Лучшее дорожное покрытие – по сравнению с «бесплатными» магистралями, во многом ставшими «притчей во языцех», на платных за качеством покрытия следят и своевременно ликвидируют наиболее вопиющие недостатки.
  • Меньшая загруженность – на таких автобанах водителям предоставляется больше полос для движения, на некоторых трассах это может быть 5-6 полос в одном направлении.
  • Большая разрешенная скорость – не некоторых магистралях она превышает среднее значение для аналогичных бесплатных трасс.
  • Быстрое реагирование спецслужб – если что-то произойдет на платной дороге, например, авария, затор, гололед и т.п., службы приедут и выполнят свой долг значительно быстрее.

Учет расходов на проезд по платной дороге

  • Развитая инфраструктура – помимо самой дороги, оборудуются объекты, значимые для водителей, расположенные не слишком далеко один от другого (заправки, площадки для отдыха, кафе, ремонтные базы и т.п.).
  • Для автотранспорта предприятий к этим преимуществам добавляются дополнительные:
  • увеличение скорости доставки груза;
  • меньшее время занятости водителей;
  • экономия топлива, ГСМ, запчастей;
  • более редкие ремонты автомобилей вследствие меньшего износа;
  • повышение экономической эффективности грузоперевозок.

Наконец, лучшие дороги автоматически ведут за собой развитие и других отраслей: прежде всего, туризма, торговли, промышленности, сельского хозяйства и др., каждая из которых, в свою очередь, развиваясь, поднимает благосостояние нации.

Что не понравится на платной дороге Конечно, никто не будет в восторге от самого факта необходимости оплаты. Огорчают пользователей устанавливаемые тарифы: на сегодня стоимость проезда по платным магистралям РФ является одной из самых дорогих в европейской зоне.

Еще один недостаток, который, к сожалению, проявляется в РФ, — это то, что в некоторых случаях платной дороге нет нормальной альтернативы. Законодательно нельзя взимать плату за проезд, если не существует бесплатной аналогичной дороги.

Но на практике, далеко не все существующие бесплатные дублеры трасс «удобоваримы» для проезда. Наконец, неприятно может быть расположение некоторых платных дорог.
Например, трасса М-11 «Петербург – Москва», в настоящее время еще не оконченная, проходит очень близко от жилого района, жители которого не в восторге от такого соседства.

Источник:

Обоснование использование такси в служебных целях — Законники

Довольно много организаций в настоящее время заканчивают работу поздней ночью, поэтому работники уехать домой могут только на такси. Такие услуги оплачивать может работодатель, заключив с транспортной компанией договор на услуги такси.

В статье разберём учет расходов на такси, учитываются ли такие расходы при налогообложении, а также нужно ли удерживать с сотрудников НДФЛ в этой ситуации и начислять страховые взносы.

Налоговый учёт расходов на такси Если расходы организации является экономически обоснованными, документально подтвержденными и направлены на получение дохода, то она вправе их учесть при расчёте налога на прибыль.

Источник: https://nalogmak.ru/bankrotstvo/otrazhaem-rashody-na-taksi-v-nalogovom-uchete-nyuansy-vse-o-nalogah.html

Расходы на легковой автомобиль — Эльба

Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Часто ИП на УСН «Доходы минус расходы» используют личный автомобиль в бизнесе. Разберёмся, можно ли учесть расходы на его покупку и содержание при расчёте налога. 

Расходы на покупку личного автомобиля

Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.

Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.

Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:

  • «Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
  • «Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).

Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.

Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.

Расходы на использование автомобиля

Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля — прежде всего, на покупку топлива — в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом — к расходам на служебный транспорт. 

Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок — обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму. 

Шаблон путевого листа в свободной форме

Шаблон путевого листа для перевозок пассажиров и грузов

Вероятно, что у налоговиков может возникнуть мнение о том, что расходы на топливо ИП должны укладываться в нормы, установленные «Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. Поэтому ИП лучше ознакомиться с этим документом и соотноситься с его нормами.

Учёт в УСН расходов на бензин отстоять проще, чем затраты на его покупку личного автомобиля, но всё же риск спора с налоговой сохраняется.

Однажды арбитражный суд запретил учитывать такие расходы ИП-юристу: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34.

Там речь идёт не о налогоплательщике УСН, но аргументы суда универсальны — автомобиль не является основным средством, поэтому затраты на его использование в расходы включаться не должны.

Другие расходы на эксплуатацию, например, на мойку или охраняемую стоянку, ещё с большей вероятностью могут вызвать вопросы налоговой. Поэтому с ними лучше совсем не рисковать.

Статья актуальна на 07.02.2020

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/32

Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Одним из условий, которые должны быть выполнены для принятия расходов в целях налогообложения прибыли, является соответствующее документальное оформление таких расходов (ст. 252 НК РФ). Специалисты бухгалтерской службы часто задают один и тот же вопрос: какой документ должен подтверждать расходы командированного работника на проезд на такси?

На вопрос ответили специалисты проекта «1С:Консалтинг.Стандарт».

Однако кассовый чек не является единственно возможным документом, подтверждающим проезд командированного работника на такси.

а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси; б) наименование фрахтовщика; в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси; г) стоимость пользования легковым такси; д) фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов. В реквизите «наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» делается запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия ____, номер ___________».

Серия и номер печатаются типографским способом. В реквизите «наименование фрахтовщика» указываются наименование, адрес, номер телефона и ИНН фрахтовщика.

В реквизите

«дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси»

указываются число, месяц и год оформления квитанции на оплату пользования легковым такси. Итак, в целях документального подтверждения расходов по проезду на такси командированный работник может представить один из следующих документов:

  • кассовый чек;
  • квитанцию в форме бланка строгой отчетности с необходимыми реквизитами;
  • квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Однако избежать претензий со стороны налоговых органов удастся только в случае предоставления кассового чека.

Зеленоглазое такси: как — учесть расходы на — поездки работников

252 НК РФ .

  1. кассовый чек, напечатанный таксометром;
  2. квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

Источник: http://opiniojuris.ru/kakie-dokumenty-nuzhny-chtoby-uchest-rashody-na-taksi-42907/

Сотрудник воспользовался такси в командировке – можно ли брать в расходы эти затраты

Какие документы нужны чтобы учесть расходы на такси

Администрация хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников в командировки с выполнением ими установленных руководством служебных заданий.

Законодательством на вопрос, можно ли брать в расходы оплату за такси в командировке, отвечает положительно, если они согласованы с руководством и экономически обоснованы.

Можно ли брать такси в командировке

Работник, которого направляют в служебную поездку, или его непосредственный руководитель производить предварительный расчет своих командировочных расходов, чтобы определить сколько ему необходимо получить средств.

Для этого составляется служебная записка. В ней можно предусмотреть использование такси в качестве средства, чтобы доехать в аэропорт (на вокзал) и обратно, а также, чтобы добраться непосредственно к месту командировки непосредственно.

Обосновывается это тем, что выезжать работнику придется в позднее время, когда общественный транспорт уже не работает, или для оптимальнее по времени будет использование для доставки такси.

Внимание! Такси работник может использовать только, если данный момент согласован с администрацией компании. Получить согласие руководства можно до поездки, а также во время нее, запросив разрешение через имеющиеся средства связи.

Обязанность работодателя осуществить возмещение расходов на командировку, в том числе и такси, предусмотрена ТК РФ. Кроме этого, в его локальных актах предприятия может быть уточнен порядок и объем такого возмещения.

В каких случаях можно взять в расходы проезд на такси в командировке

Вернувшись из командировки, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором на основании имеющихся подтверждающих документов происходит включение расходов по командировке в расходы.

Бухгалтер примет расходы на такси от него в случае, если они согласованы с администрацией фирмы, экономически обоснованы и подтверждены соответствующими документами.

НК РФ предусматривает, что расходы по командировке включаются в состав прочих расходов. В их состав включаются затраты на проезд сотрудника к месту назначения служебной поездки и обратно, в том числе и расходы на такси.

Для экономического обоснования желательно от работника получить служебную записку, в которой он отразит необходимость использования данного способа проезда к месту назначения и обратно. В качестве обоснования можно в служебке отразить график работы общественного транспорта, при котором оптимальнее использовать такси, удаленность места назначения и т. д.

Документы, которые работником представляются для подтверждения произведенного расхода, должны иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные нормами. К ним относятся наименование, реквизиты, адрес поставщика услуги, номер и дата документа, описание оказанной услуги, стоимость проезда, дата и подпись в приеме платежа.

Важно! При этом налоговики порой очень требовательно относятся к полноте и правильности проставления данных реквизитов. Так, они могут снять расход на такси, если на квитанции не будут проставлены ИНН перевозчика, адрес расположения или номер телефона.

Это произойдет даже в том случае, если ИНН указан, а значит есть возможность провести идентификацию перевозчика, но остальные реквизиты отсуствуют.

Какие необходимы подтверждающие документы

Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.

Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.

В качестве него обычно выступают:

  • Кассовый чек, который печатает таксиметр;
  • Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).

Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.

Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).

Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.

Однако чаще всего у компании нет прямого договора со службой такси, а работник зарегистрирован в системе на собственное имя и оплачивает услуги с личной банковской карты.

В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.

Внимание! По итогам поездки гражданину на электронную почту (в случае ее указания в личном кабинете) должно прийти письмо с данными по поездке. В случае предоставления документа об оплате услуг (выписки с банковской карты), а также распечатки данного письма, расходы можно будет принять к учету

.

Ндфл с расходов на проезд

Если необходимость воспользоваться такси в командировочной поездке полностью обоснована и вызвана сложившейся необходимостью, то у работника не возникает экономическая выгода. А это значит, что НДФЛ рассчитывать и удерживать не нужно. Такого рода поездки вызваны интересами организации, а не работника.

У организации обязательно должны быть подтверждающие документы. В них указывается тот факт, что такси использовалось работником в служебных целях. Помимо этого, Желательно прописать обоснованность таких затрат во внутренних документах, к примеру, в положении по командировкам.

Также, расходы работника на найм такси не нужно учитывать в составе базы по расчету страховых взносов. Объектом их обложения являются выплаты работникам при двухсторонних трудовых отношениях либо согласно договору подряда. Предметом последних обычно являются оказание гражданином определенных услуг либо выполнение работ для заказчика.

Внимание! При оплате услуг за найм такси либо автомобиля без водителя, польза возникает у организации, а не работников. Поэтому, облагать указанные затраты страховыми взносами нет необходимости.

Однако, если организация оплачивает расходы на такси, которые не подтверждены документально, либо признаны необоснованными, то данные суммы необходимо обязательно обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь в такой ситуации это будет рассматриваться как получение работником выгоды.

Как отразить в учете расходы на такси

НК устанавливает, что затраты на такси субъект бизнеса имеет право включать в состав прочих расходов при расчете налога на прибыль. Но делать это допускается только в том случае, когда на руках есть необходимые подтверждающие документы — кассовый чек с поездки либо БСО.

Кроме этого, рекомендуется с работника запросить письменную объяснительную — по какой причине ему пришлось воспользоваться указанным видом транспорта. Например, необходимость доехать в аэропорт, расположенный далеко от города, либо отсутствие остановок общественного транспорта возле места его проживания в командировке.

В бухгалтерском учете данные расходы относятся к обычным расходам. Их необходимо отразить в учете в момент утверждения авансового отчета.

Составляются следующие проводки:

ДебетКредит
20, 26, 4471Приняты к учету расходы работника на такси во время командировки
7150Возмещены излишне потраченные суммы
20, 26, 4460Приняты к учету затраты на аренду автомобиля без водителя по договору
6051Произведена оплата оказанных услуг
9171Списаны расходы на такси, которые не подтверждены должным образом (например, подтверждающие документы оформлены не верно)

Источник: https://buhproffi.ru/buhuchet/taksi-v-komandirovke-mozhno-li-brat-v-rashody.html

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: